« Lorsqu’on met un document dans le sac à dos d’un enfant, on ne sait pas dans quel état il va revenir ou s’il va nous revenir dument signé. Dans certains cas, les élèves s’en trouvent pénalisés. »
Au nord des 1040 km carrés du Lac St-Jean, le Centre de services scolaire du Pays-des-Bleuets (CSSPB) dessert environ 8 000 élèves et étudiants dans plus de 36 établissements d’enseignement et 3 centres administratifs.
Son impact sur l’économie et la culture de la région est énorme, étant donné que le centre emploie près de 1500 des 55 000 habitants de la région.
« La distance à parcourir entre les écoles les plus éloignées est de 150 km. Et comme nous avons un grand territoire, l’efficience au travail, c’est une devise. »
Sonia Rousseau, analyste au service des ressources informatiques, joue un rôle important dans l’efficacité des services aux élèves et des services administratifs. Tous les corps de métier sont influencés par ses intégrations numériques, autant les enseignants que les responsables du transport écolier.
Elle a accepté de partager comment elle contribue, avec ses collègues du CSSPB, à améliorer le service aux élèves et à façonner l’avenir numérique de la région.
Accélération numérique : l’épanouissement de l’élève au centre des préoccupations
« C’est important pour moi d’offrir des conditions d’apprentissage favorables aux élèves. L’éducation, ça me tient à cœur. »
Mme Rousseau indique que les outils qu’elle a déployés avec l’équipe du service informatique au fil des ans ont eu un impact global sur la qualité de l’enseignement.
Quand vient le temps de dévoiler quelle est sa recette pour faciliter la gestion du changement, elle insiste pour dire « qu’il faut communiquer du début à la fin les objectifs, les besoins, les défis, les avantages et les solutions proposées. »
Elle cite en exemple l’adoption des signatures électroniques, une solution qui a été présentée aux employées après avoir rencontré plusieurs difficultés.
Comme beaucoup d’autres organisations, le CSSPB avait relevé des irritants, notamment des tâches administratives encombrantes, des problèmes de communication interne et externe et des délais d’approbation qui avaient une incidence sur les services. L’un de ces irritants concernait les élèves.
« Ayant travaillé comme adjointe de bureau dans les écoles, j’ai vu des jeunes qui devaient faire signer un document par leurs parents et qui n’y étaient pas parvenus. Je voyais le désarroi dans leurs yeux. C’est un stress qu’on n’a pas besoin d’imposer aux enfants. »
Sachant que certains élèves se trouvaient mêlés inutilement aux processus administratifs, Mme Rousseau et son équipe ont commencé à explorer des outils de signature électronique.
Documents fiables : choisir la bonne solution
La sécurité et la fiabilité juridique étaient primordiales pour le CSSPB. La solution de signature électronique adoptée ne devait pas mettre à risque l’organisation sur le plan juridique et empêcher les fuites de données confidentielles. De plus, la solution devait être hébergée au Canada.
En revoyant les mécanismes de cryptage et les certifications de ConsignO Cloud, Mme Rousseau et son équipe n’ont pas hésité longtemps avant de faire leur choix.
Mais ce qui a vraiment fait la différence, c’est la convivialité de la plateforme et l’excellent service de déploiement.
« Je ne sais pas combien de fois j’ai dérangé notre directrice de compte pour m’aider à faire une présentation! En général, avec ConsignO Cloud, si je n’arrive pas à joindre quelqu’un, je reçois un retour d’appel personnalisé en l’espace d’une demi-heure. »
Aujourd’hui, la plateforme est devenue essentielle pour joindre les parents difficilement accessibles, si bien que les documents délicats exigeant une signature, comme les plans d’intervention, sont maintenant signés en moins de 48 h dans 80 % des cas.
Les signatures électroniques fiables font maintenant partie de plusieurs processus au CSSPB et facilitent le travail de nombreux services, dont les Finances, les Ressources matérielles, les Ressources humaines, les Ressources juridiques et la direction générale.
« On est à 3 ou 4 heures de route du ministère de l’Éducation. Quand on a des contrats à faire signer par des hauts responsables, ça prend à peine quelques minutes maintenant. »
L’un des nombreux flux de travail optimisés concerne les fournisseurs de transport scolaire qui sont externes à l’organisation, ce qui nécessite plusieurs signatures et autorisations.
Mme Rousseau cite également les exemples de l’approbation de factures et des processus d’embauches.
« On a des gains de productivité importants. […] Avant, on devait utiliser le courrier interne et attendre des jours pour ensuite les ranger dans des cartables. Maintenant, ils sont acheminés dans ConsignO Cloud et nous reviennent rapidement. En quelques heures, tout est archivé et conforme à nos exigences juridiques. »
Elle réitère que l’intégration d’outils comme ConsignO Cloud a un réel impact sur les élèves, car ils permettent aux ressources en place de se concentrer sur les services plutôt que sur des tâches sans valeur ajoutée.
« Depuis l’adoption des signatures électroniques, on a l’impression d’avoir amélioré le service à l’élève. On a retiré ce dernier du processus de signature des documents de l’école à l’intention des parents afin qu’il puisse se consacrer à ses apprentissages. »
Former le public à un avenir numérique responsable
L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) estime que le quart de l’économie mondiale sera numérique en 2027. C’est dire que l’utilisation efficiente et sécuritaire du numérique n’est plus une option. Selon Mme Rousseau, les écoles doivent jouer un rôle d’éducation et de sensibilisation dans l’adoption massive des technologies.
« Le monde numérique, c’est un monde où les jeunes sont vulnérables. »
Comme ce qui se passe en ligne comporte des risques, le CSSPB aide les professionnels et les parents à comprendre les notions de sécurité et de responsabilité liées à l’usage d’outils numériques. Par exemple, un mot de passe est exigé lors de l’envoi de documents contenant des renseignements confidentiels.
« On sensibilise les parents à la protection des données de leurs enfants de leurs propres données. Bon nombre de nos communications traitent de la sécurité. (…) Je pense que les centres de services scolaires ont un rôle à jouer dans la transformation numérique responsable de notre société. »
Apprendre comment contrôler l’utilisation de nos données, les conditions d’utilisation des plateformes populaires et les problèmes de dépendance, et comprendre ce qui fait qu’un outil est plus fiable qu’un autre peut avoir des répercussions importantes sur le fonctionnement de la société.
Grâce à la transition numérique de leur centre scolaire, Mme Rousseau et son équipe contribuent grandement à la qualité de l’enseignement et à l’arrimage des écoles aux réalités numériques d’aujourd’hui. Le CSSPB devient une référence en matière de sécurité numérique pour la communauté. Son utilisation des technologies responsables permet à des jeunes d’acquérir les nouvelles compétences nécessaires, tout en développant leur esprit critique.
« Mettre en place un changement est un travail à plein temps. C’est valorisant d’aider les gens, de soutenir les élèves et de les responsabiliser… (…) Les centres de services scolaires doivent être à l’avant-plan dans ce processus. C’est nous qui formons la génération de demain. »
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