Que vous soyez en pleine transformation numérique ou au tout début de votre cheminement, gardez à l'esprit ces 4 pièges potentiels. En les évitant, votre transition sera beaucoup plus fluide.
Sous-estimer la charge de travail et la formation
Nommer un gestionnaire de projet ou embaucher un consultant exclusivement dédié à votre transformation peut vous sauver des milliers de dollars et vous éviter beaucoup de frustration.
Le gestionnaire de projet doit évidemment être à l'aise avec la technologie, mais ce sont ses compétences relationnelles et sa formation qui feront toute la différence.
Identifier les cycles de travail qui seront touchés, former le personnel et créer une documentation pédagogique sont des tâches difficiles à déléguer à un employé qui a déjà de nombreuses tâches et responsabilités.
Au final, gérer les attentes et le stress est la clé d'une gestion du changement réussie et ce processus prend du temps et de l'énergie.
Oublier de créer un plan de gestion des risques
Bien que les outils technologiques réglementaires soient bien sécurisés et que les incidents majeurs soient très rares, les atteintes à la sécurité restent possibles. Il est donc très important d'avoir un plan solide de gestion des risques.
Afin de bien vous préparer pour cette éventualité, il est idéal de créer un plan qui prendra en compte à la fois les mesures correctives et la manière d’informer les personnes concernées par le bris de sécurité. La transparence est primordiale lorsqu'il s'agit d'une atteinte à la sécurité.
Surtout, ne lésinez pas sur la formation des employés. La grande majorité du temps, les bris de sécurité sont causés par des employés qui ne sont pas bien informés des risques et des tactiques de fraude en ligne.
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Planifier un retour sur investissement sur le court terme
C’est vrai qu’un virage numérique nécessite plusieurs investissements à court terme. Cependant, à moyen et long terme, cet investissement vous économisera de nombreuses heures de travail inutiles.
Par exemple, en donnant accès aux citoyens à une plateforme où ils peuvent consulter directement leurs informations fiscales, vous leur donnerez un sentiment d’indépendance et éviterez la manipulation répétitive d'informations et les envois coûteux.
Selon Deloitte, un service numérique coûtera 0,45 $ par transaction, ce qui représente une diminution significative comparée à la moyenne de 18 $ pour un service similaire en personne. Imaginez les gains possibles sur plusieurs années !
Choisir une solution pour résoudre un seul problème
Il faut admettre que le rythme d'adoption imposé par la pandémie a quelque peu justifié ce réflexe et c'est un problème fréquent autant au sein des institutions publiques que dans le secteur privé.
Cependant, plus il y a de solutions et de fournisseurs, plus il y a de noms d'utilisateur et de mots de passe, et plus il faut connecter les plateformes les unes aux autres. Pour les utilisateurs, c'est une frustration quotidienne.
En général, le cœur d'une plateforme de services municipaux est créé à partir d'un ensemble de 4 solutions essentielles. Lorsqu'elles sont combinées dans un environnement consolidé, l'expérience utilisateur est beaucoup plus intuitive, plus facile à utiliser, plus sécurisée, et plus pratique pour les utilisateurs.
La combinaison idéale pour créer cette expérience est la suivante :
- Une plateforme DXP qui permet de gérer le contenu web par glisser-déplacer, de créer des formulaires et de gérer les rôles et autorisations ;
- Une infrastructure logicielle qui gère les identités, la confidentialité et qui permet aux citoyens d'accéder aux services de plusieurs départements à partir d’un seul guichet consolidé ;
- Un CRM pour gérer l'historique des contacts avec les citoyens et les fournisseurs, en plus de fournir des outils de suivis de dossiers aux utilisateurs ;
- Une plateforme de signature électronique de confiance pour créer des documents juridiquement fiables et optimiser les cycles de signatures interne-externe
Chez Portage CyberTech, nous proposons ces solutions créées en prenant en compte la protection de la vie privée dès la conception et soutenons leur déploiement en fonction des besoins de nos clients. Nous sommes impliqués dans la transformation numérique des gouvernements depuis plus de 30 ans.