Comment le Service des affaires juridiques de Laval a numérisé sa pratique?

Depuis l’adoption des solutions de signature Portage, le Service des affaires juridiques de Laval a :

• Créé plus de 4000 documents électroniques conformes;
• Complété 1200 projets de signatures en un an;
• Économisé 80% de frais liés aux signatures;
• Accéléré les processus en faisant passer les délais de journées en heures;
  
  

Œuvrant dans la troisième plus grosse ville au Québec et treizième au Canada, le Service des affaires juridiques de Ville de Laval (LESAJ) a pour mandat de fournir à la ville soutien et conseils juridiques nécessaires à ses activités. Il agit également comme représentant de celle-ci dans toute instance judiciaire
et administrative. En plus de gérer différents mandats juridiques et les réclamations adressées à la Ville, le Service administre également la Cour municipale et son greffe, à l’exception des juges et de leur personnel de soutien.

Pour la Ville de Laval, le département est un centre névralgique où, par exemple, les finances, l’ingénierie, l’urbanisme et l’évaluation passent pour obtenir des avis ou pour régler des litiges. Ce faisant, son rendement a un impact considérable sur les activités de la municipalité et sur le service rendu au citoyen.

Grâce aux solutions de signature Portage, LESAJ a pu procéder à la numérisation complète de ses documents tout en remplissant ses obligations légales. Ceci a aussi eu pour effet de rendre les employés beaucoup plus efficaces.

Me Marc-André Russell, fervent défenseur des outils numériques, nous a partagé ses impressions quant à l’adoption des solutions de Portage au sein de son Service.

Assurer conformité et se concentrer sur ce qui compte

Avec les centaines de documents générés quotidiennement, LESAJ a fait un important virage technologique au cours des dernières années. Afin d’assurer la conformité des documents légaux et les protéger de toutes modifications, le Service a cherché une solution numérique fiable juridiquement. Après avoir évalué l’offre sur le marché, les solutions de Portage sont vite apparues comme la réponse idéale.
« En matière d’archivage et en considérant la multiplicité de documents qui sont disponibles sur les serveurs, CertifiO pour Employés nous permet d’assurer la fiabilité des documents à long terme. »

En plus de respecter la Loi sur les archives en garantissant la pérennité des informations à l’aide du format PDF/A, l’adoption des outils de signatures ConsignO Cloud et ConsignO Desktop a aussi libéré le département d’épuisantes tâches administratives. En éliminant les étapes d’impression, envoi et scan, les employés peuvent maintenant se concentrer sur des tâches plus significatives et motivantes. Me Russell ajoute que les erreurs humaines
sont beaucoup moins fréquentes et il estime même que les économies engendrées atteignent plus de 80%.

« Avant l’implémentation des solutions Portage, le risque de perdre de précieuses informations était réel. Avec la signature numérique CertifiO, qui assure une conformité aux documents électroniques, il a été possible de numériser nos documents de manière sécuritaire. Aussi, la recherche et la validation des informations se font plus rapidement. »

Mais ce n’est pas tout, en plus d’accélérer des processus autrefois fastidieux, les solutions de Portage ont accru de façon importante la mobilité des ressources humaines. Par exemple, un avocat à l’emploi de la ville peut signer de son bureau et un administrateur du département du développement économique peut signer à son tour en quelques minutes, et ce, même s’il se trouve à l’autre bout du pays. Conséquemment, des projets qui pouvaient prendre des semaines en délais administratifs peuvent
aller de l’avant beaucoup plus rapidement.

Une cour municipale entièrement électronique 

À l’avant-plan au pays, la Cour municipale de la Ville de Laval est l’une des premières à avoir éliminé le papier. Réduisant le temps alloué aux processus de signature et en rendant optionnel le déplacement de différents intervenants, elle a pu raccourcir les délais d’audiences et de jugements.

« La Cour municipale est sans papier. (…) C’est un des premiers tribunaux où les gens n’ont pas besoin de papier. Tout est numérique. »

Un juge peut notamment signer électroniquement des documents soir et fin de semaine et ainsi, ne pas entraîner de temps d’attente pour des procédures qui par le passé pouvaient prendre plusieurs jours.

Cette réforme numérique a contribué à ce que la cour municipale rapatrie une partie des infractions déposées en vertu du Code criminel, comme voies de fait, conduite avec les facultés affaiblies ou vol. En effet, alors que normalement ce type d’infraction serait jugé devant la Cour du Québec au palais de justice de Laval, le gain d’efficacité obtenu par la cour municipale et une récente réforme de la loi fédérale ont permis au gouvernement du Québec et à la Ville de Laval d’établir une nouvelle façon de collaborer. Au final, c’est plus de 3000 causes supplémentaires par année qui devraient être entendues à la cour municipale.

« En participant à la mouvance de la transition numérique, notre Service participe à l’amélioration de notre pratique et contribue à construire une justice plus accessible. »

Identité des avocats et accessibilité des tribunaux

La signature numérique CertifiO pour Employés offre une identité numérique aux avocats et aux juges à titre d’employés du Service des affaires juridiques de la Ville de Laval. À chaque apposition de signature, une validation de la légitimité de celle-ci est faite via une infrastructure numérique certifiée. À terme, cette technologie sécure et éprouvée a rendu la numérisation du Service possible.

Cette façon de faire pourrait, selon Me Marc-André Russell, être adoptée dans d’autres tribunaux afin d’optimiser le rendement des cours du Québec et du Canada.

Me Marc-André Russell évoque que l’adoption massive des solutions numériques pourrait réduire les délais, de même que faire épargner des frais pour les particuliers.

Par ailleurs, avec des organismes gouvernementaux comme le Registre foncier du Québec qui rendent obligatoire la signature numérique, ce n’est qu’une question de temps avant que toutes les professions soumises à des enjeux de conformité adoptent des signatures numériques.

Une transformation qui peut aller au-delà de la municipalité

Suite à leurs réformes, LESAJ est devenu une référence au Québec en matière de numérisation des services juridiques.

Me Russell mentionne que bien que le domaine du droit soit conservateur, les choses commencent à bouger parce que les technologies d’identités numériques ont fait leurs preuves.

Avec les téléphones mobiles et ordinateurs, à peu près tous les citoyens ont accès à des outils transactionnels ou des plateformes de communication. Par conséquent, Me Russell évoque que pour demeurer connecté avec la population, l’appareil judiciaire devrait s’inspirer de ce que son Service a fait dans les dernières années pour adopter de nouvelles pratiques novatrices.

« Il y a plusieurs façons de rendre la justice plus efficace. Les solutions numériques que nous avons adoptées, comme celles de Portage, ont augmenté notre rendement et au bas mot, le service offert au citoyen. »