Le Service des affaires juridiques de Laval adopte des pratiques numériques avant-gardistes

Laval est la troisième ville en importance au Québec et la treizième au Canada. Son Service des affaires juridiques a pour mandat de fournir à la Ville le soutien et les conseils juridiques nécessaires à ses activités. Il agit également comme représentant de celle-ci dans toute instance judiciaire et administrative. En plus de gérer différents mandats juridiques et les réclamations adressées à la Ville, le Service administre également la Cour municipale et son greffe, à l’exception des juges et de leur personnel de soutien.

Pour la Ville de Laval, le Service est un centre névralgique où les finances, l’ingénierie, l’urbanisme et l’évaluation foncière viennent chercher des conseils juridiques ou régler des litiges. Ce faisant, son rendement a un impact considérable sur les activités de la municipalité et sur les services rendus aux citoyens.

Grâce aux solutions de signature de Portage CyberTech, le Service a pu procéder à la numérisation complète de ses documents tout en remplissant ses obligations légales, ce qui a augmenté considérablement l’efficacité de ses employés.

Me Marc-André Russell, fervent défenseur des outils numériques, nous a fait part de ses impressions quant à l’adoption des solutions de Portage CyberTech au sein de son Service.

Assurer la conformité et se concentrer sur l’essentiel

Avec les centaines de documents générés quotidiennement, le Service des affaires juridiques de Laval a fait un important virage technologique au cours des dernières années. Afin d’assurer la conformité des documents légaux et de les protéger contre toute modification, le Service a cherché une solution numérique fiable sur le plan juridique. Après avoir évalué l’offre sur le marché, les solutions de Portage CyberTech sont vite apparues comme la réponse idéale.

« En matière d’archivage et compte tenu des nombreux documents qui sont disponibles sur les serveurs, CertifiO pour Employés nous permet d’assurer la fiabilité des documents à long terme. »

En plus de respecter la Loi sur les archives en garantissant la pérennité des informations à l’aide du format PDF/A, l’adoption des outils de signatures ConsignO Cloud et ConsignO Desktop a aussi libéré le Service de tâches administratives chronophages. En éliminant les étapes d’impression, d’envoi et de numérisation, les employés peuvent désormais se concentrer sur des tâches plus significatives et motivantes. Me Russell ajoute que les erreurs humaines sont beaucoup moins fréquentes, et il estime même que les économies engendrées sont supérieures à 80%.

« Avant la mise en œuvre des solutions de Portage CyberTech, le risque de perdre de précieuses informations était réel. Grâce à la signature numérique CertifiO, qui assure une conformité aux documents électroniques, il a été possible de numériser nos documents de manière sécuritaire. La recherche et la validation des informations sont également plus rapides. »

Depuis l’adoption des solutions de signature de Portage CyberTech, le Service des affaires juridiques de Laval a :

• créé plus de 4000 documents électroniques conformes;
• réalisé 1200 projets de signatures en un an;
• économisé 80% des frais liés aux signatures;
• accéléré les processus réduisant les délais d’exécution de plusieurs jours à quelques heures
  
  

Une cour municipale entièrement électronique 

À l’avant-plan au pays, la Cour municipale de la Ville de Laval est l’une des premières à avoir éliminé le papier. En réduisant le temps alloué aux processus de signature et en offrant aux différents intervenants la possibilité de signer des documents depuis n’importe où, elle a pu raccourcir les délais d’audiences et de jugements.

Un juge peut notamment signer électroniquement des documents le soir et la fin de semaine, ce qui réduit le temps d’attente pour des procédures qui par le passé prenaient plusieurs jours.

Cette réforme numérique a permis à la Cour municipale de rapatrier les pouvoirs pour certaines infractions au Code criminel, comme les voies de fait, la conduite avec facultés affaiblies et le vol. En effet, alors que ce type d’infraction serait normalement jugé devant la Cour du Québec au palais de justice de Laval, les gains d’efficacité obtenus par la Cour municipale et une récente réforme de la loi fédérale ont permis au gouvernement du Québec et à la Ville de Laval d’établir une nouvelle façon de collaborer. Au final, ce sont plus de 3 000 causes supplémentaires par année qui seront entendues à la Cour municipale.

« En participant à la mouvance de la transition numérique, notre Service participe à l’amélioration de nos pratiques et progresse vers une justice plus accessible. »

Identité des avocats et accessibilité des tribunaux

La signature numérique CertifiO pour Employés offre une identité numérique aux avocats et aux juges à titre d’employés du Service des affaires juridiques de la Ville de Laval. Chaque fois qu’une signature est apposée, sa légitimité est validéepar une infrastructure numérique certifiée. À terme, cette technologie sécurisée et éprouvée a rendu la numérisation du Service possible.

Cette technologie pourrait, selon Me Marc-André Russell, être adoptée par d’autres tribunaux afin d’optimiser le rendement des tribunaux du Québec et du Canada.

Me Russell souligne que l’adoption massive de solutions numériques pourrait réduire les délais et faire épargner des frais aux particuliers.

Par ailleurs, avec des organismes gouvernementaux comme le Registre foncier du Québec qui rendent obligatoire la signature numérique, ce n’est qu’une question de temps avant que toutes les professions soumises à des exigences de conformité n’adoptent la signature numérique.

Une transformation qui transcende la municipalité

Grâce à ses réformes,le Service des affaires juridiques de la Ville de Laval est devenu un précurseur au Québec en matière de numérisation des services juridiques.

Me Russell mentionne que bien que le domaine du droit soit conservateur, les choses commencent à bouger parce que les technologies d’identité numérique ont fait leurs preuves.

Grâce aux téléphones mobiles et aux ordinateurs, la plupart des citoyens ont accès à des outils transactionnels ou des plateformes de communication. Par conséquent, Me Russell suggère que pour garder le contact avec les citoyens, l’appareil judiciaire devrait s’inspirer de ce que son Service a fait dans les dernières années pour adopter de nouvelles pratiques novatrices.

« Il y a plusieurs façons de rendre la justice plus efficace. Les solutions numériques que nous avons adoptées, comme la signature électronique de Portage CyberTech, ont augmenté notre rendement et au bas mot, les services offerts aux citoyens. »