Justin Bromberg et Marc-André Drouin, Comtés unis de Prescott et Russell et Portage CyberTech
Le défi
En 2018, les Comtés unis de Prescott et Russell souhaitaient entreprendre une transformation numérique pour améliorer et simplifier les processus de leurs différents services.
« Nous voulions éviter de devoir systématiquement imprimer le document à signer, le faire signer, le numériser, puis détruire le document original. Nous avons donc commencé à chercher une solution de signature électronique », Justin Bromberg, coordonnateur de direction et responsable des communications.
La solution
La municipalité a fait confiance à Portage CyberTech, une autorité de certification reconnue et un experten matière de fiabilité juridique des documents électroniques.
Les outils de Portage CyberTech ont permis aux Comtés unis de Prescott et Russell de rendre leurs processus 100 % numériques. La municipalité peut désormais :
- créer des documents électroniques fiables et authentiques à l’aide d’identités numériques certifiées, les signatures numériquesCertifiO;
- envoyer des documents à signer à l’interne et à l’externe grâce à la plateforme de signature électronique ConsignO Cloud;
- signer des documents par lots grâce à ConsignO Desktop.
La gestion du changement
Le changement est souvent difficile à gérer, même si la nouvelle technologie s’avère plus efficace que les anciens systèmes.
Grâce au soutien de Portage CyberTech, les Comtés unis de Prescott et Russell ont pu sensibiliser leurs employés aux avantages de cette transition, les former et les accompagner afin de réussir pleinement leur transformation numérique.
Les résultats
En un mois seulement, les solutions de Portage CyberTech ont été adoptées au sein des services des Comtés unis de Prescott et Russell.
« ConsignO Cloud est très facile à utiliser. J’ai récemment eu à signer un important contrat pour un projet de plusieurs millions de dollars avec un fournisseur. Quatre personnes devaient signer le contrat, deux à l’interne et deux à l’externe, et le processus s’est très bien déroulé, sans aucun problème ni questionnement », Justin Bromberg, coordonnateur de direction et responsable des communications.
Avantages de la transformation numérique
- Sécurité de l’information
- Productivité accrue
- Economies significatives
- Archivage simplifié
- Qualité de la documentation
- Réduction de l’empreinte carbone
Conseils de Marc-André Drouin pour une municipalité qui souhaite entreprendre un virage numérique
- Désigner des acteurs importants dans les différents services
- Considérer le défi technologique comme un changement de culture
- Faciliter la transition à l’aide d’une intégration progressive
- Respecter le rythme de chacun des membres du personnel
Prêt à passer au numérique?