Avec des investissements publics et privés d’environ 250 millions de dollars prévus dans son Parc Scientifique1, Bromont est en voie de devenir un pôle de l’industrie de l’innovation. La municipalité de 11 279 habitants, reconnue pour ses activités de plein air et d’agrotourisme, est en pleine ébullition.
Ève-Marie Préfontaine, greffière de la ville et son collègue Maxime Dupuis, préposé au Service du greffe, avouent que la charge de travail a explosé.
« On passe vraiment d’un statut de village à celui de ville surtout en ce qui concerne le développement immobilier. Ça apporte des défis de croissance importants, comme un besoin de main-d’œuvre accru et une réforme de notre gestion du travail. » – Ève-Marie Préfontaine, greffière
Il va sans dire que fournir des services aux citoyens en en pleine pénurie de main-d’œuvrelimite la capacité de la ville à contribuer à son essor économique. Mais motivés par cette effervescence, Mme Préfontaine et M. Dupuis ont fait preuve d’une créativité hors-norme et ont grandement amélioré les processus administratifs de Bromont.
Ils ont généreusement accepté de nous faire part de leur expérience.
Accélération du travail : être greffier ou greffière à l’ère du numérique
« La pandémie a propulsé le travail sans papier. Ça a augmenté notre efficacité et le rythme du travail. (…) Mais comme tout est électronique, maintenant les gens s'attendent à des réponses plus rapides. » – Ève-Marie Préfontaine
La greffière de Bromont vise juste. On estime que 75%2 des Canadiens et Canadiennes ont adopté le commerce en ligne. Et cette habitude change leurs attentes auprès de leurs services municipaux. Pour les municipalités et greffiers qui ont des exigences légales strictes, accélérer leur travail avec des outils technologiques n’est pas une mince affaire.
Leur travail étant au cœur des processus de tous les services municipaux, Mme Préfontaine et son collègue M. Dupuis ont vite compris que pour passer au zéro papier, ils devaient bien évaluer les solutions proposées et présenter de nouveaux concepts à leurs collègues.
« Il y a beaucoup de personnes qui sont réfractaires au changement. Mais quand tout le monde embarque et que ça se passe bien, ça donne un intérêt particulier à notre profession. » – Maxime Dupuis, préposé au Service du greffe
Après quelques mois, la ville a adopté « plusieurs outils technologiques qui nous rendent plus responsables envers les citoyens » et qui ont permis au conseil municipal, au service d’urbanisme, au système d’archivage, au service des loisirs, au service des ressources humaines, au service des finances, aux services techniques, pour ne citer que ceux-là, de devenir entièrement virtuels.
« La communication avec les citoyens s’est améliorée, tout comme la rapidité d’exécution des services. » – Ève-Marie Préfontaine
Certains de ces outils ont fait une grande différence dans tous les services de la ville, tant à l’interne qu’à l’externe.
ConsignO Cloud : au service de la fiabilité juridique
C’est en voyant les ingénieurs et notaires de la ville qui travaillaient déjà avec ConsignO Cloud utiliser des signatures numériques professionnelles que Mme Préfontaine et M. Dupuis se sont tournés vers les solutions de Portage CyberTech.
« Quand on a commencé à chercher un outil pour répondre à nos besoins en matière de signature électronique, on s’est tournés vers un produit existant et éprouvé parce que la fiabilité juridique est super importante pour nous. » – Ève-Marie Préfontaine
Ils ont donc adopté la plateforme de signature électronique ConsignO Cloud pour gérer l’ensemble de leurs processus de signature. Ils ont également choisi les signatures numériques CertifiO Cloud pour accorder à la greffière et au maire des identités numériques certifiées.
« Notre maire adore se servir de ConsignO Cloud pour son efficacité et les autres services de la ville l’apprécient aussi. » - Ève-Marie Préfontaine
Désormais, tous les élus, employés, partenaires externes et citoyens de la ville peuvent signer des documents PDF qui seront juridiquement fiables et conformes aux normes d’archivage à long terme de la documentation électronique.
« Souvent, les gens veulent la signature électronique parce que c’est plus simple, mais la plupart ne font que coller l’image de leur signature sur un document électronique, ce qui a un niveau de fiabilité juridique très faible. ConsignO Cloud est beaucoup plus fiable. Il garantit que nous n’aurons pas de problèmes dans le futur. » – Maxime Dupuis
Effectivement, grâce à ConsignO Cloud, la ville permet aux gens d’utiliser des signatures électroniques qui offrent différents niveaux de fiabilité juridique. Par exemple, les citoyens peuvent fournir une signature électronique avec authentification à deux facteurs (courriel+téléphone), tandis que les employés peuvent signer avec une identité numérique liée au système de gestion de la ville.
« Quand tu reçois un document papier, tu n’es jamais certain de l’identité du signataire. Avec ConsignO Cloud, tu communiques avec la personne et elle partage son courriel et son numéro de cellulaire. Quand elle signe avec l’authentification à deux facteurs, tu es certain que c’est bien la personne à qui tu as parlé. » – Maxime Dupuis
En revanche, si le maire doit signer un règlement, il peut le faire en entrant le mot de passe de sa signature numérique que lui seul connaît. Plus important encore, tout document issu de la plateforme est protégé contre les modifications, et ce, pour les décennies à venir.
« La fiabilité juridique de ConsignO Cloud nous apporte la tranquillité d’esprit. Une fois qu’un document est signé, on est sûrs qu’on aura l’original entre les mains et qu’on n’aura pas de mauvaises surprises. » – Maxime Dupuis
Des signatures électroniques pour des villes intelligentes et efficaces
Outre leurs incidences juridiques, les solutions de Portage CyberTech ont permis de résoudre de nombreux problèmes pour la ville de Bromont.
« Avant d’adopter la plateforme, on perdait des documents ou on avait de la difficulté à retrouver des documents signés qui se retrouvaient un peu n’importe où. Avec ConsignO Cloud, ça n’arrive plus étant donné que toutes les copies qu’on reçoit sont les originaux. » - Maxime Dupuis
En plus de pouvoir compter sur l’envoi automatique de copies authentiques, le Service du greffe peut se fier aux rappels automatiques de signature ainsi qu’à un tableau de bord pour voir l’état d’avancement de chaque projet. Par conséquent, aucun document important ne peut être laissé sur la table.
Mais les avantages des solutions de Portage CyberTech ne s’arrêtent pas là.
« L’utilisation de ConsignO Cloud nous rend plus efficaces surtout dans la gestion de notre temps. Par exemple, quand un notaire nous propose de signer électroniquement des actes notariés, ça nous évite de bloquer des heures de visite à nos bureaux. Ça épargne beaucoup de temps et de déplacements inutiles. » – Ève-Marie Préfontaine
Il en va de même pour les règlements municipaux, les procès-verbaux, les baux, les ententes avec les promoteurs, les contrats avec les fournisseurs, etc. Tout document officiel peut être signé sur la plateforme et un ordre de signature peut être établi pour tous les signataires ou approbateurs.
« Les projets avec plusieurs signataires qui pouvaient prendre plusieurs jours à organiser nécessitent maintenant qu’une seule journée. En plus, on n’a plus besoin de suivre des étapes de signatures ni de recréer des projets parce que c’est signé de la bonne façon d’un seul coup. » – Maxime Dupuis
Ces gains d’efficacité ont une incidence sur les processus dans tous les services de la ville. De l’embauche du personnel à la délivrance des permis de construction, tout est simplifié. Dans un contexte de croissance rapide, il devient primordial d’obtenir la signature des acteurs clés.
« Ça a changé la vie du trésorier et du maire. » – Ève-Marie Préfontaine
La greffière ajoute : « Avant, les factures devaient être approuvées et signées à la pièce pour l’émission des chèques. Maintenant, le trésorier rassemble des lots d’environ 125 factures à la fois dans ConsignO Cloud, puis le maire signe l’ensemble des factures une seule fois. En 2021, on a traité 9 600 factures de cette façon. »
Ainsi, comme l’approbation des dépenses est plus simple, l’argent peut être alloué plus rapidement aux fournisseurs et aux services qui attendaient souvent de recevoir l’argent pour avancer leurs dossiers.
Mais ce n’est pas tout : le changement de mode de fonctionnement du Service du greffe a permis à la ville de rationaliser de nombreux processus avec ConsignO Cloud, tout en faisant preuve d’une créativité unique au pays grâce à la signature numérique pour les services.
La numérisation simplifiée
Pour le Service du greffe, tenir des archives à la fois physiques et numériques n’était plus envisageable. Il a donc été décidé de mettre en œuvre une solution de rechange au balayage. Essentiellement, on a « numérisé les documents physiques et on les a détruits par la suite. »3
En revanche, Mme Préfontaine et M. Dupuis ont dû se conformer aux normes de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), qui exigent de conserver les preuves de la numérisation tout au long du cycle de vie des documents.
« La solution facile, c'est d’établir un registre en notant toutes les informations associées à la numérisation de chaque document (date, responsable, etc.). C’est un processus qui est très lourd et contraignant. » – Maxime Dupuis
Pour ne pas compliquer davantage son travail, M. Dupuis a suggéré d’utiliser une signature numérique pour le service, liée à un groupe d’employés d’une organisation.
La signature électronique fournit un certificat de signature qui intègre toutes les informations habituellement consignées dans un registre. Ainsi, chaque document balayé devient un document indépendant.
« L’information consignée dans le certificat de signature numérique nous permet de nous conformer aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information . » – Maxime Dupuis
Cette toute nouvelle méthode d’archivage entraîne l’élimination d’imposants classeurs et facilite la recherche des documents. Le Service du greffe tout comme le personnel administratif peuvent rechercher et trouver les documents importants en quelques secondes.
C’est tout simplement extraordinaire. En facilitant l’accès à l’information grâce aux technologies etaux outils de Portage CyberTech, Mme Préfontaine et M. Dupuis ont contribué à améliorer la vie des habitants de leur ville.
Le travail sans papier : un changement de vie pour les citoyens
« Pour qu’une ville soit en santé et qu’on y vive bien, il faut favoriser l'implication des citoyens et citoyennes dans sa vie démocratique et dans ses divers comités. Ça motive les citoyens à habiter la ville, à la rendre vivante et à la faire rayonner. Le rayonnement d’une municipalité, ça passe par les citoyens. » – Ève-Marie Préfontaine
Que ce soit sur le site Web ou sur les plateformes documentaires, le service de greffe collabore avec le service des communications pour donner accès en quelques clics aux documents authentiques émis par la ville ainsi qu’aux outils d’inscription en ligne.
« Les règlements et procès-verbaux signés avec les outils de Portage CyberTech sont accessibles sur nos plateformes de données ouvertes et contribuent à la transparence de la ville. » – Ève-Marie Préfontaine
Cette philosophie de données ouvertes motive Mme Préfontaine et M. Dupuis, car elle joue un rôle déterminant dans l’engagement de la communauté dans la vie démocratique.
« Ça facilite la participation citoyenne et ça améliore la qualité de vie de la communauté. » – Maxime Dupuis
Selon eux, cette participation citoyenne est très importante pour l’avenir de la ville puisque, avec des plans de développements, les décisions qui seront prises dans les prochaines années influenceront la vie des Bromontois et Bromontoises pendant au moins une génération.
En éliminant les processus papier à l’aide des solutions de Portage CyberTech, Mme Préfontaine et M. Dupuis ont facilité la communication et les échanges entre les élus, l’administration, les partenaires et les citoyens.
« J’aime remettre en question l'efficacité des processus et les améliorer pour fournir les meilleurs services possibles aux citoyens. (…) Ça peut être contre-intuitif de ne plus utiliser de papier. Pourtant, une fois qu’on amorce ce changement, on en voit rapidement les bénéfices pour l’ensemble des parties. » – Ève-Marie Préfontaine
Grâce aux solutions de Portage, la ville de Bromont a :
- Traité 9600 factures électroniquement en 2021
- Réduit les délais d’approbation de facture pour émission de chèque de 90%
- Facilité les signatures dans ses 12 départements et avec ses partenaires externes
- Dématérialisé son Conseil Municipal et son département d’urbanisme
- Créé une méthode de numérisation de substitution simple et rapide
Prêt à passer au numérique?